Datenschutzhinweis für YSEND-Händlerkonten und die mobile App

Gültig ab 27. September 2026 · Version: ysend-mobile-account-privacy-2026-09-27

Dieser Hinweis gilt für die Registrierung von YSEND-Händlerkonten im Web und in der mobilen App, den mobilen Produktassistenten und aus der App gesendete Anfragen, auch vor der Anmeldung. Er gilt auch für die Nutzung der mobilen App durch autorisierte Händler, Kunden, Lager- und Transportteams, Servicepersonal und Geschäftspartner. Die nachfolgenden Beschreibungen zu Kamera, Berechtigungen und Speicherung auf dem Gerät gelten für die mobile App. Was Sie nach der Anmeldung sehen oder übermitteln können, hängt von Ihrer Organisation, Ihrer Rolle und den Ihnen zugewiesenen Datensätzen ab. Der Datenschutzhinweis für Website-Anfragen gilt für kommerzielle Formulare auf der Website.

1. Wer verantwortlich ist

Der Händlerkontodienst und die mobile App werden von YSEND, tätig unter dem Namen YSEND GROUP, einer französischen vereinfachten Aktiengesellschaft (SAS), SIREN 843 222 746, RCS Antibes, 357 Chemin des Iscles, 06700 Saint-Laurent-du-Var, Frankreich, bereitgestellt. Wenden Sie sich bei Datenschutzanliegen an contact@ysendgroup.com.

YSEND ist der Verantwortliche für Händlerregistrierung, seine Kundenkonten, Verträge, Abrechnung, Sicherheit, Support, öffentliche Produktberatung, kommerzielle Anfragen und Lieferantenverwaltung. Bei betrieblichen Datensätzen, die ein Geschäftskunde übermittelt oder verwaltet, etwa Bestellungen, Sendungen, Mitarbeiteraktivitäten und Zustellnachweisen, bestimmt dieser Kunde in der Regel die Zwecke und die Rechtsgrundlage; YSEND verarbeitet diese Datensätze nach seinen dokumentierten Weisungen gemäß dem geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Organisation, die ihren eigenen Server konfiguriert, kann gesonderte Dienstleistungs- und Datenschutzvereinbarungen haben; fragen Sie Ihre Organisation, welcher Server und welcher Verantwortliche für Ihr Konto gelten.

2. Kontoregistrierung und Informationen in der mobilen App

Die Kategorie Registrierung umfasst die Erstellung von Konten im Web und auf Mobilgeräten. Die Kategorien Geschäftsbetrieb, Kamera und Gerät beschreiben die Nutzung der mobilen App.

Registrierung und Konten: Bei der Registrierung eines Händlerkontos im Web oder in der mobilen App werden die über das jeweilige Kontoformular übermittelten Informationen verarbeitet. Im mobilen Formular gibt ein potenzieller Händler Vor- und Nachnamen, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, eine optionale Telefonnummer und ein Passwort ein und bestätigt die angezeigten Dienstleistungsbedingungen und diesen Hinweis. Die mobile App sendet die Anfrage einschließlich der Dokumentversionen an den konfigurierten Dienst. Abhängig von den aktuellen Registrierungseinstellungen des Dienstes kann eine akzeptierte Anfrage sofort ein aktives Konto erstellen. Ist eine E-Mail-Verifizierung erforderlich, bleibt das Konto inaktiv, bis der Antragsteller einen per E-Mail gesendeten Code bestätigt, der nach 24 Stunden abläuft. Autorisierte Administratoren können unabhängig davon Nutzer mit Namen, E-Mail-Adresse, Rolle und Organisationsbereich erstellen oder einladen. Bei der mobilen Anmeldung werden E-Mail-Adresse, Passwort und, falls erforderlich, ein Authentifizierungscode übermittelt. Der Dienst speichert Konto-, Rollen-, Organisations- und Sicherheitsdatensätze; die mobile App speichert das Zugriffstoken im sicheren Anmeldedatenspeicher des Geräts und die ausgewählte Servereinstellung im App-Speicher.
Öffentlicher Produktassistent: Wenn Sie eine Frage senden, übermittelt die App deren Freitext und die jüngsten Fragen aus der aktuellen Unterhaltung zusammen mit der ausgewählten Sprache und einer Anfragekennung an den konfigurierten Chatdienst und dessen KI-Modellanbieter, um Produktberatung zu erzeugen. Die App fügt Ihr Kontotoken, betriebliche Datensätze, Kamerabilder oder Adressbuchinhalte nicht automatisch bei. Personenbezogene Angaben, die Sie in eine Frage eingeben, werden dennoch übermittelt. Die Unterhaltung wird im Arbeitsspeicher der App gehalten, nicht in einem dauerhaft gespeicherten Unterhaltungsprotokoll. Geben Sie in Produktfragen keine Passwörter, Zahlungskartendaten, Angaben zu Sendungsempfängern oder sensiblen personenbezogenen Informationen an.
Kommerzielle Anfrage und CRM-Nachverfolgung: Die Auswahl von „YSEND um Rückmeldung bitten“ öffnet eine bearbeitbare Anfrage; sie übermittelt nicht automatisch einen Interessentenkontakt. Die letzten drei Fragen können als Nachricht vorgeschlagen werden, und Sie können sie entfernen oder umformulieren. Erst wenn Sie die Anfrage prüfen und bestätigen, sendet die App Ihr Unternehmen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, optional den Kontaktnamen, das ausgewählte Angebot, die Nachricht, die Sprache, die Anfragekennung sowie die Datenschutzbestätigung und -version an den Dienst zur Kundenbeziehungsverwaltung von YSEND. Das Senden einer Anfrage erstellt kein Konto, meldet Sie nicht für einen Newsletter an und kauft keine Dienstleistung.
Geschäftsbetrieb: Je nach Zugriffsrechten zeigt die App Bestellungen, Empfänger und Zustelladressen, Produkte, Bestände, Sendungen, Rechnungen und Salden, Reklamationen, Supportunterhaltungen, Arbeitszeiten oder Abwesenheiten von Mitarbeitern und andere für einen autorisierten Arbeitsablauf erforderliche Datensätze an oder übermittelt sie. Ein Fahrer kann ein Zustellfoto, eine gezeichnete Unterschrift, das Ergebnis eines Zustellstopps oder einen vom Empfänger angegebenen Verifizierungscode übermitteln. Sendungsempfänger können über den konfigurierten Benachrichtigungsdienst einen Verifizierungscode per E-Mail oder SMS erhalten.
Optionale Kamerafunktionen: Beim Scannen eines Barcodes wird ein Code gelesen, der vor einer gesonderten Übermittlung geprüft werden kann; die Kameravorschau wird durch das Scannen nicht hochgeladen. Beim Scannen eines Adressfotos wird Text auf dem Gerät gelesen, und bearbeitbare Vorschläge für Absender oder Empfänger werden angeboten; das Foto und der OCR-Text werden durch den Scanvorgang nicht hochgeladen. Auf unterstützten Telefonen verwendet die Paketmessung eine AR-Kameraansicht, um drei ungefähre Abmessungen in bearbeitbare Felder zu übertragen; dieser Vorgang lädt weder ein Kamerabild noch eine Tiefenkarte hoch. Das Speichern einer Adresse, Sendung oder von Abmessungen ist ein gesonderter Vorgang. Ein Fahrer wählt ein Zustellfoto aus und bestätigt es, bevor es als Nachweis hochgeladen wird. Ein hochgeladenes Foto kann eingebettete Dateimetadaten beibehalten.
Geräte- und Nutzungsdaten: Die App verwendet Sitzungs- und Sicherheitsinformationen, gespeicherte Sprach- und Servereinstellungen, Diagnosedaten und Zugriffsdatensätze. Sie kann unvollendete Anfragen, die an einen bestimmten Zugriffsbereich gebunden sind, auf dem Gerät aufbewahren, um sie nach einer Übermittlung mit ungewissem Ergebnis abzugleichen. Wenn die Benachrichtigungsberechtigung erteilt wird, kann sie allgemeine lokale Hinweise für den autorisierten Posteingang anzeigen; sie registriert kein Hintergrund-Push-Token. Vom Dienst abgerufene Routen und Zustelladressen sind nicht der GPS-Standort des Telefons; die App fordert keinen Zugriff auf den Gerätestandort oder die Kontakte an.

Das Registrierungsformular ist für ein Geschäftskonto bestimmt. Tragen Sie keine sensiblen personenbezogenen Informationen in Freitextfelder ein, sofern Ihre Organisation diesen Arbeitsablauf nicht autorisiert und abgesichert hat.

3. Warum Informationen verwendet werden

YSEND verwendet Konto- und Kontaktdaten, um beantragte Konten und vertraglich vereinbarte Dienstleistungen zu prüfen und bereitzustellen, Ihre angeforderten Produktfragen zu beantworten und auf eine übermittelte kommerzielle Anfrage zu reagieren (Vertrag oder angeforderte vorvertragliche Maßnahmen); um den Dienst abzusichern, Fehler zu beheben und Support zu leisten (berechtigte Interessen, vertragliche Pflichten oder gesetzliche Verpflichtungen, soweit jeweils zutreffend); und um Abrechnungs-, Steuer- und rechtliche Unterlagen zu führen (Vertrag und gesetzliche Verpflichtungen). Der Assistent bietet Beratung, keine automatisierte Kontogenehmigung, kein verbindliches Angebot und keinen Kauf. Die gesonderte Anfragebestätigung betrifft die von Ihnen gewünschte Rückmeldung; optionales Marketing erfordert eine eigene jeweils geltende Einwilligung oder Abmeldemöglichkeit. Zulässige geschäftliche Kommunikation erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung, soweit erforderlich, oder berechtigter Interessen mit einer Widerspruchsmöglichkeit. Zur Produktverbesserung können, soweit praktikabel, minimierte oder aggregierte Daten verwendet werden, mit Einwilligung, sofern das Gesetz dies verlangt. Bei betrieblichen Datensätzen unter Kontrolle des Kunden wählt der Kunde die Rechtsgrundlage, und YSEND folgt seinen dokumentierten Weisungen.

4. Berechtigungen der mobilen App, lokale Speicherung und Wahlmöglichkeiten

Kamerazugriff wird angefordert, wenn Sie eine Scan-, Mess- oder Aufnahmefunktion auswählen. Die Fotoauswahl verwendet die Systemauswahl für die von Ihnen gewählten Bilder. Unter Android 9 und älteren Versionen kann die Kameraaufnahme eine ältere Berechtigung für gemeinsam genutzten Speicher verwenden. Die Paketmessung unter Android verwendet Google Play Services for AR, das eigene Datenpraktiken hat. Sie können optionale Kamera- oder Benachrichtigungsberechtigungen in den Geräteeinstellungen ablehnen; die manuelle Barcodeeingabe, manuelle Adress- oder Paketfelder und der Posteingang in der App bleiben verfügbar. Bei einer Zustellung, die einen Nachweis erfordert, kann das Foto oder die Unterschrift weiterhin nötig sein, um sie abzuschließen.

Durch das Abmelden wird das gespeicherte Anmeldetoken entfernt und der Arbeitsbereichs-Cache im Arbeitsspeicher geleert. Es werden dadurch weder Datensätze beim Dienst, für den Abgleich aufbewahrte Protokolle unvollendeter Anfragen, exportierte oder geteilte Kopien, Fotos in Ihrer Mediathek noch sämtliche temporären Cache-Dateien gelöscht. Geräteeinstellungen steuern Berechtigungen und den lokalen App-Speicher. Ein ausgewähltes Foto kann eine temporäre Kopie im App-Cache hinterlassen, wenn die Bereinigung unterbrochen wird; das Scannen löscht niemals das Originalfoto in der Mediathek.

5. Empfänger, Hosting und Übermittlungen

Autorisierte Personen bei YSEND und beim jeweiligen Kunden können entsprechend ihren Rollen auf Datensätze zugreifen. Dienstleister können Daten verarbeiten, soweit dies für Hosting, Infrastruktur, Kommunikation, Support, Sicherheit, Zahlungen, KI-generierte Produktberatung oder professionelle Dienstleistungen erforderlich ist, unter Beachtung von Vertraulichkeits- und Datenschutzbedingungen. Die YSEND-Produktionsplattform verwendet Amazon Web Services EMEA SARL in AWS Europe (Stockholm), eu-north-1. Der Versand von E-Mails oder SMS und optionale Zahlungsfunktionen hängen vom konfigurierten Dienst ab; Android AR verwendet Google Play Services for AR. Der öffentliche Produktassistent verwendet derzeit die API von OpenAI zur Verarbeitung der oben beschriebenen Fragen. Ein vom Kunden betriebener Server kann andere Anbieter oder Standorte verwenden. Kunden können das aktuelle Unterauftragsverarbeiterverzeichnis im Rahmen ihres Auftragsverarbeitungsvertrags anfordern.

YSEND strebt an, seine zentralen Produktionsdaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten. Die Verarbeitung durch KI-Anbieter kann außerhalb des EWR stattfinden; dieser Hinweis verspricht keine ausschließlich in der EU stattfindende Verarbeitung von Fragen an den Assistenten. Erfolgt eine Übermittlung in ein Land oder ein Zugriff aus einem Land ohne Angemessenheitsbeschluss, verwendet YSEND eine genehmigte Schutzmaßnahme, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, und prüft erforderliche ergänzende Maßnahmen. Eine ausdrückliche Aktion zum Teilen, Drucken, zur Sendungsverfolgung beim Transporteur, per E-Mail, Telefon oder über einen Partnerlink kann ausgewählte Inhalte an den vom Nutzer gewählten Gerätedienst oder externen Zielort übergeben; dort gelten anschließend die jeweiligen eigenen Praktiken.

6. Aufbewahrung und Löschung

YSEND bewahrt personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für ihren Zweck sowie die geltenden rechtlichen, sicherheitsbezogenen und streitbezogenen Anforderungen erforderlich ist. Der genehmigte Aufbewahrungsplan lautet:

Interessenten- und Marketingdatensätze: bis zu drei Jahre nach dem letzten bedeutsamen Kontakt, sofern die Einwilligung nicht früher widerrufen wird oder das Gesetz einen anderen Zeitraum erlaubt;
Kundenkonto-, Vertrags- und Supportdatensätze: für die Dauer der Beziehung und bis zu fünf Jahre danach für Ansprüche und vertragliche Nachweise;
Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: bis zu zehn Jahre, soweit das französische Rechnungslegungsrecht dies verlangt;
Authentifizierungs-, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle: normalerweise zwölf Monate, verlängert bei einem laufenden Vorfall, einer Untersuchung oder einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht;
betriebliche Datensätze unter Kontrolle des Kunden, einschließlich Sendungs- und Zustellnachweisen: für die Dauer des Abonnements und den im Bestellformular oder Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Zeitraum für Export, Rückgabe und Löschung;
Sicherungskopien: werden nach einem fortlaufenden Zeitplan überschrieben und bis zum Ablauf oder zur Wiederherstellung nach einem Notfall vor gewöhnlicher Nutzung geschützt.

Entwürfe des Assistenten verbleiben im Arbeitsspeicher der App; eine bestätigte Anfrage folgt dem oben genannten Aufbewahrungsplan für Interessenten. Die von OpenAI veröffentlichten API-Datenkontrollen beschreiben eine standardmäßige Aufbewahrung von Eingaben und Antworten zur Missbrauchsüberwachung von bis zu 30 Tagen, mit Verlängerungen aus rechtlichen oder Sicherheitsgründen und vertragsspezifischen Kontrollen. Einige API-Funktionen speichern außerdem den Anwendungszustand. Eine Null-Aufbewahrung wird nicht zugesagt. Kontaktieren Sie YSEND bezüglich der aktuellen Anbietereinstellungen und Schutzmaßnahmen für Übermittlungen.

Eine rechtliche Aufbewahrungspflicht oder ein ungelöster Anspruch kann die Aufbewahrung verlängern. Eine rechtmäßige unumkehrbare Anonymisierung kann die Löschung ersetzen. Das Abmelden oder Deinstallieren der App löscht keine Datensätze, die beim Dienst oder bei einem anderen Empfänger gespeichert sind.

7. Ihre Rechte und Anträge auf Kontolöschung

Vorbehaltlich der geltenden Bedingungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch verlangen und Ihre Einwilligung widerrufen, ohne die vorherige rechtmäßige Nutzung zu berühren. Ein angemeldeter Nutzer kann im Profil der App einen Antrag auf Kontolöschung stellen; dadurch wird der Antrag zur Prüfung übermittelt und das Konto nicht sofort gelöscht. Sie können die Kontolöschung auch per E-Mail an contact@ysendgroup.com oder schriftlich an YSEND GROUP unter der oben genannten Adresse beantragen oder ein anderes Recht ausüben. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos und die Organisation an, damit wir die Datensätze finden können; senden Sie nicht Ihr Passwort. Wir können Ihre Identität überprüfen. YSEND antwortet normalerweise innerhalb eines Monats, vorbehaltlich gesetzlich zulässiger Verlängerungen, und erläutert, welche Datensätze es aufbewahren muss. Wenn ein Kunde die Daten kontrolliert, leitet YSEND den Antrag an diesen Kunden weiter und unterstützt ihn wie erforderlich. Die App löscht Konten nicht automatisch.

Sie können sich bei der französischen Datenschutzbehörde (CNIL) oder Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde beschweren.

8. Sicherheit, Kinder und Änderungen

YSEND verwendet risikobasierte Schutzmaßnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, rollenbasierter Zugriff, Mandanten- und Lagerisolierung, geschützte Anmeldedaten, Prüfprotokolle, Sicherungskopien, Überwachung und Reaktion auf Vorfälle. Kein System ist risikofrei. Händlerkonten und die mobile App sind Geschäftsdienste und richten sich nicht an Kinder. Dieser Hinweis kann sich ändern, wenn sich der Dienst oder die Verarbeitung ändert; das oben genannte Gültigkeitsdatum und die Version kennzeichnen den Text, der bei der Registrierung von Händlerkonten im Web und in der mobilen App angezeigt wird.