Privacyverklaring voor YSEND-handelaarsaccounts en de mobiele app

Van kracht vanaf 27 september 2026 · Versie: ysend-mobile-account-privacy-2026-09-27

Deze verklaring geldt voor de registratie van YSEND-handelaarsaccounts op het web en in de mobiele app, de mobiele productassistent en vragen die vanuit de app worden verstuurd, ook vóór het aanmelden. Zij geldt ook voor het gebruik van de mobiele app door bevoegde handelaars, klanten, magazijn- en transportteams, servicemedewerkers en zakelijke partners. De onderstaande beschrijvingen van de camera, machtigingen en opslag op het apparaat gelden voor de mobiele app. Wat u na het aanmelden kunt zien of indienen, hangt af van uw organisatie, rol en toegewezen gegevens. De privacyverklaring voor websiteaanvragen geldt voor commerciële formulieren op de website.

1. Wie verantwoordelijk is

De handelaarsaccountdienst en de mobiele app worden aangeboden door YSEND, handelend onder de naam YSEND GROUP, een Franse vereenvoudigde vennootschap op aandelen (SAS), SIREN 843 222 746, RCS Antibes, 357 Chemin des Iscles, 06700 Saint-Laurent-du-Var, Frankrijk. Neem voor privacyverzoeken contact op via contact@ysendgroup.com.

YSEND is de verwerkingsverantwoordelijke voor de registratie van handelaars, zijn klantaccounts, contracten, facturering, beveiliging, ondersteuning, openbare productinformatie, commerciële aanvragen en leveranciersbeheer. Voor operationele gegevens die een zakelijke klant indient of beheert, zoals bestellingen, zendingen, personeelsactiviteiten en afleveringsbewijzen, bepaalt die klant doorgaans de doeleinden en de rechtsgrond; YSEND verwerkt die gegevens volgens diens gedocumenteerde instructies onder de toepasselijke verwerkersovereenkomst. Een organisatie die haar eigen server configureert, kan afzonderlijke afspraken over dienstverlening en privacy hebben; vraag uw organisatie welke server en verwerkingsverantwoordelijke voor uw account gelden.

2. Accountregistratie en informatie in de mobiele app

De registratiecategorie omvat het aanmaken van accounts op het web en in de mobiele app. De categorieën bedrijfsactiviteiten, camera en apparaat beschrijven het gebruik van de mobiele app.

Registratie en accounts: bij de registratie van een handelaarsaccount op het web of in de mobiele app worden de gegevens verwerkt die via het betreffende accountformulier worden ingediend. In het mobiele formulier voert een potentiële handelaar voor- en achternaam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, een optioneel telefoonnummer en een wachtwoord in en bevestigt de getoonde servicevoorwaarden en deze verklaring. De mobiele app stuurt het verzoek, inclusief documentversies, naar de geconfigureerde dienst. Afhankelijk van de huidige registratie-instellingen van de dienst kan een geaccepteerd verzoek onmiddellijk een actief account aanmaken. Als e-mailverificatie vereist is, blijft het account inactief totdat de aanvrager een per e-mail verstuurde code bevestigt, die na 24 uur vervalt. Bevoegde beheerders kunnen afzonderlijk gebruikers aanmaken of uitnodigen met namen, e-mailadres, rol en organisatiebereik. Bij het aanmelden in de mobiele app worden e-mailadres, wachtwoord en, indien vereist, een authenticatorcode verstuurd. De dienst bewaart account-, rol-, organisatie- en beveiligingsgegevens; de mobiele app bewaart het toegangstoken in de beveiligde opslag voor inloggegevens van het apparaat en de gekozen servervoorkeur in de appopslag.
Openbare productassistent: wanneer u een vraag verstuurt, stuurt de app de vrije tekst en recente vragen uit het huidige gesprek, met de gekozen taal en een verzoekidentificatie, naar de geconfigureerde chatdienst en diens AI-modelaanbieder om productinformatie te genereren. De app voegt niet automatisch uw accounttoken, bedrijfsgegevens, camerabeelden of adresboekinhoud toe. Persoonlijke gegevens die u in een vraag typt, worden wel verstuurd. Het gesprek wordt in het appgeheugen bewaard, niet in een blijvend gesprekslogboek. Neem geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens, gegevens van ontvangers van zendingen of gevoelige persoonsgegevens op in productvragen.
Commerciële aanvraag en CRM-opvolging: als u „YSEND vragen om contact op te nemen” kiest, wordt een bewerkbare aanvraag geopend; er wordt niet automatisch een potentiële klant doorgestuurd. De laatste drie vragen kunnen als bericht worden voorgesteld en u kunt ze verwijderen of herschrijven. Pas wanneer u de aanvraag controleert en bevestigt, stuurt de app uw bedrijf, zakelijk e-mailadres, optionele contactnaam, gekozen aanbod, bericht, taal, verzoekidentificatie en privacybevestiging/-versie naar de dienst voor klantrelatiebeheer van YSEND. Het versturen van een aanvraag maakt geen account aan, schrijft u niet in voor een nieuwsbrief en koopt geen dienst.
Bedrijfsactiviteiten: afhankelijk van de toegangsrechten toont of verstuurt de app bestellingen, ontvangers en afleveradressen, producten, voorraad, zendingen, facturen en saldi, klachten, ondersteuningsgesprekken, werktijd of verlof van personeel en andere gegevens die nodig zijn voor een toegestane werkstroom. Een chauffeur kan een afleverfoto, getekende handtekening, resultaat van een stop of door de ontvanger verstrekte verificatiecode indienen. Ontvangers van zendingen kunnen via de geconfigureerde meldingsdienst een verificatiecode per e-mail of sms ontvangen.
Optionele camerafuncties: barcodescanning leest een code die vóór een afzonderlijke indiening kan worden gecontroleerd; het cameravoorbeeld wordt niet door het scannen geüpload. Het scannen van een adresfoto leest tekst op het apparaat en biedt bewerkbare suggesties voor afzender of ontvanger; de foto en OCR-tekst worden niet door de scanactie geüpload. Op ondersteunde telefoons gebruikt pakketmeting een AR-camerabeeld om drie benaderde afmetingen in bewerkbare velden te zetten; die actie uploadt geen cameraframe of dieptekaart. Het opslaan van een adres, zending of afmetingen is een afzonderlijke actie. Een chauffeur kiest en bevestigt een afleverfoto voordat deze als bewijs wordt geüpload. Een geüploade foto kan ingesloten bestandsmetadata behouden.
Apparaat- en gebruiksgegevens: de app gebruikt sessie- en beveiligingsinformatie, een opgeslagen taal- en servervoorkeur, diagnostische gegevens en toegangsgegevens. Zij kan onvoltooide verzoeken die aan een bepaald toegangsbereik zijn gebonden op het apparaat bewaren voor afstemming na een verzending waarvan het resultaat onzeker is. Als toestemming voor meldingen wordt verleend, kan zij algemene lokale meldingen voor de toegestane inbox tonen; zij registreert geen achtergrondpushtoken. Routes en afleveradressen die van de dienst worden verkregen, zijn niet de GPS-locatie van de telefoon; de app vraagt geen toegang tot de locatie of contacten van het apparaat.

Het registratieformulier is bedoeld voor een zakelijk account. Plaats geen gevoelige persoonsgegevens in vrije tekstvelden, tenzij uw organisatie die werkstroom heeft toegestaan en beveiligd.

3. Waarom informatie wordt gebruikt

YSEND gebruikt account- en contactgegevens om aangevraagde accounts en overeengekomen diensten te beoordelen en te leveren, uw gevraagde productvragen te beantwoorden en te reageren op een ingediende commerciële aanvraag (overeenkomst of gevraagde precontractuele stappen); om de dienst te beveiligen, problemen op te lossen en ondersteuning te bieden (gerechtvaardigde belangen, contractuele plichten of wettelijke verplichtingen, waar van toepassing); en om facturerings-, fiscale en juridische gegevens bij te houden (overeenkomst en wettelijke verplichtingen). De assistent geeft informatie, geen geautomatiseerde accountgoedkeuring, bindende offerte of aankoop. De afzonderlijke aanvraagbevestiging betreft de door u gevraagde opvolging; optionele marketing vereist een eigen toepasselijke toestemming of afmeldmogelijkheid. Toegestane zakelijke communicatie gebruikt toestemming waar vereist of gerechtvaardigde belangen met een afmeldmogelijkheid. Productverbetering kan waar praktisch mogelijk gebruikmaken van geminimaliseerde of samengevoegde gegevens, met toestemming waar de wet dit vereist. Voor operationele gegevens onder zeggenschap van de klant kiest de klant de rechtsgrond en volgt YSEND diens gedocumenteerde instructies.

4. Machtigingen van de mobiele app, lokale opslag en keuzes

Cameratoegang wordt gevraagd wanneer u een scan-, meet- of opnamefunctie kiest. Fotoselectie gebruikt de systeemkiezer voor afbeeldingen die u kiest. Op Android 9 en eerder kan camera-opname een oudere machtiging voor gedeelde opslag gebruiken. Pakketmeting op Android gebruikt Google Play Services for AR, dat eigen gegevenspraktijken heeft. U kunt optionele camera- of meldingsmachtigingen weigeren in de apparaatinstellingen; handmatige barcode-invoer, handmatige adres- of pakketvelden en de inbox in de app blijven beschikbaar. Een aflevering waarvoor bewijs vereist is, kan nog steeds een foto of handtekening vereisen om deze af te ronden.

Afmelden verwijdert het opgeslagen inlogtoken en wist de werkruimtecache in het geheugen. Het verwijdert geen gegevens van de dienst, logboeken van onvoltooide verzoeken die voor afstemming worden bewaard, geëxporteerde of gedeelde kopieën, foto's in uw bibliotheek of elk tijdelijk cachebestand. Apparaatinstellingen regelen machtigingen en lokale appopslag. Een geselecteerde foto kan een tijdelijke kopie in de appcache achterlaten als het opruimen wordt onderbroken; scannen verwijdert nooit de oorspronkelijke foto in de bibliotheek.

5. Ontvangers, hosting en doorgiften

Bevoegde personen bij YSEND en de betreffende klant kunnen gegevens raadplegen volgens hun rollen. Dienstverleners kunnen gegevens verwerken waar nodig voor hosting, infrastructuur, communicatie, ondersteuning, beveiliging, betalingen, door AI gegenereerde productinformatie of professionele diensten, onder voorwaarden van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Het productieplatform van YSEND gebruikt Amazon Web Services EMEA SARL in AWS Europe (Stockholm), eu-north-1. E-mail- of sms-bezorging en optionele betaalfuncties hangen af van de geconfigureerde dienst; Android AR gebruikt Google Play Services for AR. De openbare productassistent gebruikt momenteel de API van OpenAI om de hierboven beschreven vragen te verwerken. Een door de klant beheerde server kan andere aanbieders of locaties gebruiken. Klanten kunnen het actuele register van subverwerkers opvragen onder hun verwerkersovereenkomst.

YSEND streeft ernaar zijn kernproductiegegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Verwerking door AI-aanbieders kan buiten de EER plaatsvinden; deze verklaring belooft niet dat vragen aan de assistent uitsluitend in de EU worden verwerkt. Wanneer doorgifte naar of toegang vanuit een land zonder adequaatheidsbesluit plaatsvindt, gebruikt YSEND een goedgekeurde waarborg, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordeelt het eventuele benodigde aanvullende maatregelen. Een expliciete actie om te delen, af te drukken, een zending bij de vervoerder te volgen, te e-mailen, te bellen of een partnerlink te gebruiken, kan geselecteerde inhoud overdragen aan de apparaatdienst of externe bestemming die de gebruiker kiest; die bestemming past vervolgens haar eigen praktijken toe.

6. Bewaartermijnen en verwijdering

YSEND bewaart persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor het doel en de toepasselijke wettelijke, beveiligings- en geschilvereisten. Het goedgekeurde schema is:

gegevens van potentiële klanten en marketinggegevens: tot drie jaar na het laatste betekenisvolle contact, tenzij toestemming eerder wordt ingetrokken of de wet een andere termijn toestaat;
klantaccount-, contract- en ondersteuningsgegevens: gedurende de relatie en tot vijf jaar daarna voor vorderingen en contractueel bewijs;
facturen en boekhoudkundige gegevens: tot tien jaar waar de Franse boekhoudwetgeving dit vereist;
authenticatie-, toegangs- en beveiligingslogboeken: gewoonlijk twaalf maanden, verlengd bij een lopend incident, onderzoek of wettelijke bewaarplicht;
operationele gegevens onder zeggenschap van de klant, inclusief verzend- en afleveringsbewijzen: gedurende het abonnement en de export-, teruggave- en verwijderingstermijn in het bestelformulier of de verwerkersovereenkomst;
back-ups: worden volgens een doorlopend schema overschreven en tegen normaal gebruik beschermd tot het verstrijken van de termijn of herstel na een calamiteit.

Concepten van de assistent blijven in het appgeheugen; een bevestigde aanvraag volgt het bovenstaande schema voor potentiële klanten. De gepubliceerde API-gegevenscontroles van OpenAI beschrijven een standaardbewaartermijn van maximaal 30 dagen voor prompts en antwoorden voor misbruikcontrole, met verlengingen om juridische of veiligheidsredenen en contractspecifieke controles. Sommige API-functies bewaren ook de applicatiestatus. Een bewaartermijn van nul wordt niet beloofd. Neem contact op met YSEND voor de huidige aanbiederinstellingen en waarborgen voor doorgiften.

Een wettelijke bewaarplicht of onopgeloste vordering kan de bewaartermijn verlengen. Rechtmatige onomkeerbare anonimisering kan verwijdering vervangen. Afmelden of de app verwijderen wist geen gegevens die bij de dienst of een andere ontvanger worden bewaard.

7. Uw rechten en verzoeken om accountverwijdering

Onder de toepasselijke voorwaarden kunt u inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar verzoeken en toestemming intrekken zonder eerdere rechtmatige verwerking te beïnvloeden. Een aangemelde gebruiker kan in het profiel van de app een verzoek om accountverwijdering starten; dit verstuurt het verzoek ter beoordeling en verwijdert het account niet onmiddellijk. U kunt ook accountverwijdering verzoeken of een ander recht uitoefenen door te e-mailen naar contact@ysendgroup.com of te schrijven aan YSEND GROUP op het bovenstaande adres. Vermeld het e-mailadres van het account en de organisatie zodat wij de gegevens kunnen vinden; stuur uw wachtwoord niet mee. Wij kunnen uw identiteit verifiëren. YSEND antwoordt normaal gesproken binnen één maand, behoudens rechtmatige verlengingen, en legt uit welke gegevens het moet bewaren. Wanneer een klant zeggenschap over de gegevens heeft, verwijst YSEND het verzoek naar die klant en helpt het deze waar vereist. De app verwijdert accounts niet automatisch.

U kunt een klacht indienen bij de Franse gegevensbeschermingsautoriteit (CNIL) of uw lokale toezichthouder.

8. Beveiliging, kinderen en wijzigingen

YSEND gebruikt risicogebaseerde waarborgen, waaronder versleuteling tijdens verzending, rolgebaseerde toegang, scheiding tussen organisaties en magazijnen, beschermde inloggegevens, auditlogboeken, back-ups, monitoring en incidentrespons. Geen enkel systeem is risicovrij. Handelaarsaccounts en de mobiele app zijn zakelijke diensten en zijn niet gericht op kinderen. Deze verklaring kan wijzigen wanneer de dienst of verwerking verandert; de ingangsdatum en versie hierboven identificeren de tekst die bij de registratie van handelaarsaccounts op het web en in de mobiele app wordt getoond.