Notice de confidentialité du compte marchand et de l’application mobile YSEND

En vigueur le 27 septembre 2026 · Version : ysend-mobile-account-privacy-2026-09-27

Cette notice concerne l’inscription à un compte marchand YSEND sur le web et dans l’application mobile, l’assistant produit mobile et les demandes commerciales envoyées depuis l’application, y compris avant connexion. Elle couvre aussi l’utilisation de l’application mobile par les marchands, clients, équipes d’entrepôt et de transport, personnels de service et partenaires professionnels autorisés. Les descriptions de la caméra, des autorisations et du stockage sur l’appareil ci-dessous ne concernent que l’application mobile. Après connexion, les informations accessibles dépendent de votre organisation, de votre rôle et des dossiers qui vous sont attribués. La notice relative aux demandes commerciales du site concerne les formulaires commerciaux du site web.

1. Responsable du traitement

Le service de compte marchand et l’application mobile sont fournis par YSEND, exerçant sous le nom YSEND GROUP, société par actions simplifiée française, SIREN 843 222 746, RCS Antibes, 357 Chemin des Iscles, 06700 Saint-Laurent-du-Var, France. Pour toute demande relative à la confidentialité : contact@ysendgroup.com.

YSEND est responsable du traitement lié à l’inscription des marchands, à ses comptes clients, contrats, facturation, sécurité, assistance, information publique sur ses produits, demandes commerciales et gestion des fournisseurs. Pour les données opérationnelles soumises ou gérées par un client professionnel, telles que les commandes, expéditions, activités du personnel et preuves de livraison, ce client détermine généralement les finalités et la base légale ; YSEND traite ces données selon ses instructions documentées et l’accord de traitement des données applicable. Une organisation qui configure son propre serveur peut relever d’autres dispositions contractuelles et de confidentialité. Demandez à votre organisation quel serveur et quel responsable s’appliquent à votre compte.

2. Inscription au compte et informations de l’application mobile

La catégorie « Inscription » couvre la création de compte sur le web et sur mobile. Les catégories relatives aux opérations professionnelles, à la caméra et à l’appareil décrivent l’utilisation de l’application mobile.

Inscription et comptes : l’inscription à un compte marchand sur le web ou dans l’application mobile traite les informations transmises par le formulaire de compte correspondant. Dans le formulaire mobile, un futur marchand saisit ses nom et prénom, sa société, son adresse électronique professionnelle, un numéro de téléphone facultatif et un mot de passe, puis reconnaît avoir pris connaissance des conditions de service affichées et de cette notice. L’application mobile envoie la demande, avec les versions des documents, au service configuré. Selon les paramètres actuels du service, une demande d’inscription acceptée peut créer immédiatement un compte actif. Si une vérification de l’adresse électronique est requise, le compte reste inactif jusqu’à la confirmation d’un code envoyé par courriel, valable 24 heures. Les administrateurs autorisés peuvent aussi créer ou inviter des utilisateurs avec leur nom, adresse électronique, rôle et périmètre d’organisation. La connexion mobile transmet l’adresse électronique, le mot de passe et, si nécessaire, un code d’authentification. Le service conserve les données de compte, de rôle, d’organisation et de sécurité ; l’application mobile conserve le jeton d’accès dans l’espace sécurisé des identifiants de l’appareil et la préférence du serveur sélectionné dans le stockage de l’application.
Assistant produit public : lorsque vous envoyez une question, l’application transmet son texte libre et les questions récentes de la conversation, avec la langue choisie et un identifiant de requête, au service de discussion configuré et à son fournisseur de modèle d’IA pour produire une réponse sur les produits. L’application ne joint pas automatiquement votre jeton de compte, vos dossiers professionnels, les images de caméra ni le carnet d’adresses. Les données personnelles que vous saisissez dans une question sont néanmoins transmises. La conversation reste dans la mémoire de l’application, sans journal persistant des échanges. N’incluez pas de mot de passe, de coordonnées de carte bancaire, de données de destinataires d’expédition ni de données personnelles sensibles dans vos questions produit.
Demande commerciale et suivi CRM : choisir « Demander un suivi YSEND » ouvre une demande modifiable ; aucune fiche prospect n’est envoyée automatiquement. Les trois dernières questions peuvent être proposées comme message, que vous pouvez effacer ou réécrire. Ce n’est qu’après votre vérification et votre confirmation que l’application transmet votre société, votre adresse électronique professionnelle, un nom de contact facultatif, l’offre choisie, le message, la langue, l’identifiant de requête et la reconnaissance de lecture/version de la notice au service de gestion de la relation client de YSEND. Envoyer une demande ne crée pas de compte, ne vous abonne pas à une newsletter et n’achète aucun service.
Opérations professionnelles : selon vos droits, l’application affiche ou transmet les commandes, destinataires et adresses de livraison, produits, stocks, expéditions, factures et soldes, réclamations, échanges avec l’assistance, temps de travail ou congés, ainsi que les autres données nécessaires à une opération autorisée. Un conducteur peut transmettre une photo de livraison, une signature dessinée, le résultat d’un arrêt ou un code de vérification communiqué par le destinataire. Le destinataire peut recevoir un code de vérification par courriel ou SMS via le service de notification configuré.
Fonctions photo facultatives : la lecture d’un code-barres permet de vérifier le texte décodé avant un envoi distinct ; l’aperçu de la caméra n’est pas téléversé par cette lecture. La lecture d’une photo d’adresse extrait le texte sur l’appareil et propose des suggestions modifiables pour l’expéditeur ou le destinataire ; cette action ne téléverse ni la photo ni le texte reconnu. Sur les téléphones compatibles, la mesure d’un colis utilise une vue de caméra en réalité augmentée et renvoie trois dimensions approximatives dans des champs modifiables ; cette action ne téléverse ni image de caméra ni carte de profondeur. L’enregistrement d’une adresse, d’une expédition ou de dimensions est une action distincte. Un conducteur choisit puis confirme une photo de livraison avant son téléversement comme preuve. Une photo téléversée peut conserver des métadonnées intégrées au fichier.
Appareil et utilisation : l’application utilise des données de session et de sécurité, une préférence de langue et de serveur, des diagnostics et des journaux d’accès. Elle peut conserver sur l’appareil des demandes non terminées, liées à leur périmètre, afin de réconcilier une transmission au résultat incertain. Avec l’autorisation de notification, elle peut afficher des alertes locales génériques pour la boîte de réception autorisée ; elle n’enregistre pas de jeton de notification en arrière-plan. Les itinéraires et adresses de livraison provenant du service ne sont pas la position GPS du téléphone ; l’application ne demande pas l’accès à la localisation de l’appareil ni aux contacts.

Le formulaire d’inscription est destiné à un compte professionnel. N’inscrivez pas de données personnelles sensibles dans les champs libres, sauf si votre organisation a autorisé cette opération et prévu les protections nécessaires.

3. Finalités et bases légales

YSEND utilise les données de compte et de contact pour examiner et fournir les comptes demandés et les services contractuels, répondre à vos questions produit et à une demande commerciale envoyée (contrat ou démarches précontractuelles demandées) ; assurer la sécurité, le dépannage et l’assistance (intérêts légitimes, obligations contractuelles ou obligations légales selon le cas) ; et tenir les dossiers de facturation, fiscaux et juridiques (contrat et obligations légales). L’assistant fournit des informations, pas une approbation automatique de compte, un devis engageant ni un achat. La reconnaissance distincte du formulaire concerne le suivi que vous demandez ; le marketing facultatif exige sa propre permission applicable ou une possibilité d’opposition. Les communications professionnelles autorisées reposent sur le consentement lorsqu’il est requis ou sur les intérêts légitimes avec possibilité d’opposition. L’amélioration du produit peut utiliser des données réduites ou agrégées lorsque c’est possible, avec consentement lorsque la loi l’exige. Pour les données opérationnelles contrôlées par un client, celui-ci détermine la base légale et YSEND suit ses instructions documentées.

4. Autorisations, stockage local et choix dans l’application mobile

L’accès à la caméra est demandé lorsque vous choisissez une fonction de lecture, de mesure ou de capture. La sélection de photos utilise le sélecteur du système pour les images que vous choisissez. Sous Android 9 et versions antérieures, la capture par caméra peut utiliser une ancienne autorisation d’accès au stockage partagé. La mesure de colis sur Android utilise Google Play Services for AR, soumis aux propres pratiques de ce fournisseur. Vous pouvez refuser l’accès facultatif à la caméra ou aux notifications dans les réglages de l’appareil ; la saisie manuelle d’un code-barres, d’une adresse ou des dimensions d’un colis et la boîte de réception dans l’application restent disponibles. Une livraison qui exige une preuve peut toutefois nécessiter sa photo ou sa signature pour être terminée.

La déconnexion efface le jeton de connexion stocké et le cache de travail en mémoire. Elle ne supprime ni les dossiers conservés par le service, ni les demandes non terminées gardées pour réconciliation, ni les copies exportées ou partagées, ni les photos de votre bibliothèque, ni tous les fichiers temporaires du cache. Les réglages de l’appareil contrôlent les autorisations et le stockage local de l’application. La sélection d’une photo peut laisser une copie temporaire dans le cache de l’application si le nettoyage est interrompu ; la lecture ne supprime jamais la photo d’origine dans la bibliothèque.

5. Destinataires, hébergement et transferts

Les personnes autorisées chez YSEND et chez le client concerné accèdent aux données selon leurs rôles. Des prestataires peuvent traiter les données nécessaires à l’hébergement, l’infrastructure, les communications, l’assistance, la sécurité, les paiements, les réponses produit générées par IA ou les services professionnels, sous réserve d’obligations de confidentialité et de protection des données. La plateforme de production de YSEND utilise Amazon Web Services EMEA SARL dans la région AWS Europe (Stockholm), eu-north-1. L’envoi de courriels ou de SMS et les fonctions facultatives de paiement dépendent du service configuré ; la réalité augmentée sur Android utilise Google Play Services for AR. L’assistant produit public utilise actuellement l’API d’OpenAI pour traiter les questions décrites ci-dessus. Un serveur exploité par un client peut utiliser d’autres prestataires ou lieux de traitement. Les clients peuvent demander le registre actuel des sous-traitants ultérieurs selon leur accord de traitement des données.

YSEND cherche à traiter les données de sa plateforme principale au sein de l’Espace économique européen. Le traitement par le fournisseur d’IA peut avoir lieu hors EEE ; cette notice ne promet pas un traitement exclusivement européen des questions à l’assistant. En cas de transfert ou d’accès depuis un pays sans décision d’adéquation, YSEND utilise une garantie approuvée, telle que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et évalue les mesures complémentaires nécessaires. Une action explicite de partage, d’impression, de suivi auprès d’un transporteur ou d’ouverture d’un courriel, d’un appel ou d’un lien partenaire peut transmettre le contenu choisi au service de l’appareil ou à la destination externe choisie ; celle-ci applique alors ses propres pratiques.

6. Conservation et suppression

YSEND ne conserve les données personnelles que pendant la durée nécessaire à leur finalité et aux exigences légales, de sécurité ou de règlement des litiges. Son calendrier approuvé est le suivant :

prospects et marketing : jusqu’à trois ans après le dernier contact significatif, sauf retrait plus précoce du consentement ou autre durée permise par la loi ;
comptes clients, contrats et assistance : pendant la relation, puis jusqu’à cinq ans pour les réclamations et preuves contractuelles ;
factures et pièces comptables : jusqu’à dix ans lorsque le droit comptable français l’exige ;
journaux d’authentification, d’accès et de sécurité : normalement douze mois, avec prolongation en cas d’incident, d’enquête ou de conservation imposée par une procédure ;
données opérationnelles contrôlées par le client, dont expéditions et preuves de livraison : pendant l’abonnement et la période d’exportation, de restitution et de suppression prévue dans le bon de commande ou l’accord de traitement des données ;
sauvegardes : remplacées selon un cycle glissant et inaccessibles dans l’usage ordinaire jusqu’à leur expiration ou une reprise après sinistre.

Les brouillons de l’assistant restent en mémoire dans l’application ; une demande confirmée suit la durée des prospects ci-dessus. Les conditions publiques de traitement des données de l’API OpenAI décrivent une conservation des questions et réponses pour prévenir les abus jusqu’à 30 jours par défaut, avec prolongations légales ou de sécurité et paramètres contractuels particuliers. Certaines fonctions conservent aussi un état applicatif. Une conservation nulle n’est pas promise. Contactez YSEND pour les paramètres et garanties de transfert actuels.

Un litige non résolu ou une obligation de conservation peut prolonger ces durées. Une anonymisation irréversible conforme au droit peut remplacer la suppression. La déconnexion ou la désinstallation ne supprime pas les données détenues par le service ou par un autre destinataire.

7. Vos droits et demandes de suppression de compte

Sous réserve des conditions applicables, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, vous opposer au traitement et retirer votre consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs licites. Une personne connectée peut initier une demande de suppression de compte dans le Profil de l’application ; cette demande est soumise à examen et n’efface pas immédiatement le compte. Vous pouvez aussi demander la suppression du compte ou exercer un autre droit par courriel à contact@ysendgroup.com ou par courrier à YSEND GROUP à l’adresse indiquée ci-dessus. Indiquez l’adresse électronique du compte et l’organisation pour permettre de retrouver les données ; n’envoyez pas votre mot de passe. Nous pouvons vérifier votre identité. YSEND répond normalement dans un délai d’un mois, sous réserve des prolongations légales, et explique les données qu’elle doit conserver. Lorsque le client est responsable du traitement, YSEND lui transmet la demande et l’assiste selon ses obligations. L’application n’efface pas les comptes automatiquement.

Vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ou votre autorité de contrôle locale.

8. Sécurité, mineurs et modifications

YSEND applique des mesures de sécurité adaptées aux risques : chiffrement en transit, contrôle des accès par rôle, séparation des clients et entrepôts, protection des identifiants, journaux d’audit, sauvegardes, surveillance et réponse aux incidents. Aucun système n’est exempt de risque. Les comptes marchands et l’application mobile sont destinés aux professionnels et non aux enfants. Cette notice peut évoluer avec le service ou ses traitements ; la date d’entrée en vigueur et la version ci-dessus identifient le texte présenté lors de l’inscription à un compte marchand sur le web et dans l’application mobile.