Meldingen
Informeer de juiste persoon over een gebeurtenis, deadline of wijziging.
Samen werken
Het gesprek blijft verbonden met het werk.
Voor ondersteuning, aftersales, operations en klanten: van melding tot oplossing, met duidelijke verantwoordelijkheden.
Traject
Melding, ticket, antwoord, escalatie en oplossing
Melding
De melding benoemt het betrokken onderdeel
De order, ontvangst, zending, factuur of het incident komt binnen met context en ontvanger.
Beoordeling
Het ticket krijgt een verantwoordelijke
Categorie, prioriteit, klant en werkgebied sturen het verzoek naar de juiste wachtrij.
Antwoord
Het team antwoordt met het dossier erbij
De antwoordomgeving, bijlagen en geschiedenis houden het antwoord verbonden met de werkzaamheden.
Escalatie
Elke beslissing blijft bij de bevoegde partij
Ondersteuning, aftersales, financiën of operations ontvangen het dossier en behouden hun eigen goedkeuringsbevoegdheden.
Oplossing
Het resultaat gaat terug naar de aanvrager
Het ticket wordt gesloten met een antwoord, de status van de betrokken bedrijfsactiviteit en zo nodig een vervolgactie.
Kanalen
Elk kanaal heeft een doel
Teamgesprek
Stem lopende werkzaamheden af zonder het vastgelegde besluit te vervangen.
Tickets en antwoordomgeving
Bewaar het verzoek, de bijlagen, de verantwoordelijke, het antwoord en de oplossingsstatus.
Grenzen
Antwoorden is niet hetzelfde als goedkeuren
De beslissing blijft binnen het bedrijfsproces
Ondersteuning kan beoordelen en doorverwijzen; terugbetalingen, afhandelingsbesluiten, creditnota’s en operationele wijzigingen volgen hun eigen bevoegdheden.
Een aankondiging verspreidt informatie; deze wijzigt niet ongemerkt de status van een onderdeel.
Volg één incident van begin tot eind
Beschrijf de melding, de verantwoordelijke, de escalatie en wat de oplossing bevestigt.