Wer diesen Schritt übernimmtEinkäufer
01. Lieferbedingungen vereinbaren
Vergleichen Sie Bedingungen und Lieferzeit; halten Sie den ausgewählten Preis fest.
Die nächste Entscheidung
Legen Sie den vorgeschlagenen Einkauf zur Freigabe vor.
Partnernetzwerk · Einkauf
Angebote vergleichen. Bestellungen freigeben. Anhand von drei Belegen bezahlen.
Der Einkauf beginnt mit Bedarf und aktiven Angeboten. Freigabe, Lieferant, Wareneingang und Finanzen haben jeweils eigene Aufgaben im Ablauf.
Den Ablauf verfolgen
So funktioniert Ihr Geschäft.
Wer diesen Schritt übernimmtBudgetverantwortlicher
02. Die Verpflichtung freigeben
Genehmigen Sie Lieferant, Empfangslager, Währung und Bestellmenge.
Die nächste Entscheidung
Der Einkäufer sendet die genehmigte Bestellung an den Lieferanten.
Wer diesen Schritt übernimmtLieferant · Wareneingangskoordinator
03. Die Bestellreferenz beibehalten
Bewahren Sie die Bestellnummer für Wareneingang und Abgleich auf.
Die nächste Entscheidung
Senden Sie Produkt- und Bestellreferenzen an den Wareneingang.
Wer diesen Schritt übernimmtWarenempfänger im Lager
04. Den physischen Wareneingang erfassen
Verknüpfen Sie den tatsächlichen Wareneingangsbeleg mit der Bestellung; Zähler allein reichen nicht aus.
Die nächste Entscheidung
Benachrichtigen Sie den Einkäufer; bewahren Sie Wareneingangsnachweise für die Finanzen auf.
Wer diesen Schritt übernimmtKreditorenbuchhaltung
05. Die Rechnung erfassen
Verknüpfen Sie Rechnungspositionen, ohne die Menge des Lieferanten umzuschreiben.
Die nächste Entscheidung
Fordern Sie vor der finanziellen Freigabe einen Abgleich an.
Wer diesen Schritt übernimmtAbgleichdienst · Einkäufer
06. Die Abweichung aufzeigen
Bewahren Sie die Mengen- und Wertabweichung im ersten Ergebnis auf.
Die nächste Entscheidung
Der Einkäufer verfolgt die Fehlmenge; die Finanzen bewahren die Ausnahme auf.
Wer diesen Schritt übernimmtWarenempfänger · Kreditorenbuchhaltung
07. Nach der zweiten Lieferung abgleichen
Erfassen Sie weitere Wareneingänge und gleichen Sie erneut ab, ohne das erste Ergebnis zu löschen.
Die nächste Entscheidung
Die Finanzen prüfen den Abgleich vor der separaten Freigabe der Verbindlichkeit.
Was in Ihre Kostenplanung gehört
- Einkaufswert
- Vereinbarter Stückpreis p in der Rechnungswährung.
- Wareneingangsnachweise
- Vergleichen Sie die zum vereinbarten Stückpreis bewerteten Eingangsmengen mit den berechneten Mengen.
- Weitere Kosten
- Vereinbarte Fracht- und Handhabungskosten separat prüfen.
Was den ersten Ablauf startklar macht
Bestellverknüpfung
Der Wareneingang enthält die Bestellnummer.
Die Mengendifferenz klären
Erfassen Sie ausstehende Mengen bei Ankunft und stimmen Sie dann Wareneingang und Rechnung ab.
Prüfpfad
Beide Ergebnisse aufbewahren und die finanzielle Freigabe getrennt halten.
Die Technik hinter dem Ablauf
Die Technik hinter dem Ablauf
Beschaffung, Bestellungen, Lieferavise, Wareneingang und Finanzen liefern die drei für den Abgleich nötigen Belege. Dies ist ein Käuferprozess, getrennt vom Vertriebsportal für Lieferanten.
Auch mobil im Blick
Wareneingangsteams erfassen physische Mengen mit den eingerichteten Lagerwerkzeugen; Einkauf und Finanzen prüfen ihre jeweils berechtigten Datensätze.
AnwendungenDen ersten Einsatz vorbereiten
- Freigabeverantwortung im Einkauf
- Beschaffungskategorien und Empfangsstandort
- Verantwortung für Rechnung und Abweichungen
Kaufentscheidung
Vergleichen, was sich zu diesen Bedingungen bestellen lässt
- SKU und Kategorie
- Für den Käufer sichtbarer Verkaufspreis (SELL)
- Mindestbestellmenge
- Angegebene Lieferzeit
- Gültigkeitszeitraum
Kosten- und Margenspalten erscheinen nur für im Backend berechtigte Rollen. Der Vergleich für Kunden rekonstruiert diese Werte nicht.
Getrennte Zuständigkeiten
Ein Entwurf verpflichtet den Lieferanten noch nicht
- Vorbereiten
Lieferant, Positionen, Mengen, Währung und erwartetes Datum im richtigen Kundenbereich auswählen.
- Einreichen und freigeben
Die Bestellung kommt in die Freigabewarteschlange. Rollen und Statusübergänge bestimmen, wer sie verbindlich auslösen darf.
- Bestellung auslösen
Nach Freigabe erhält der Lieferant die Bestellung in seinem Bereich zur Annahme oder Ablehnung.
Lieferavis und Wareneingang
Angekündigt bedeutet noch nicht eingegangen
Lieferant · ASN
Der Lieferant meldet Versand und Mengen zu den Bestellpositionen.
Lager · Wareneingang
Der Wareneingang erfasst Mengen je Position, einschließlich Teillieferungen und Abweichungen.
Bestellung · Status
Bestellte, angekündigte und eingegangene Mengen bleiben mit ihrer jeweiligen Herkunft sichtbar.
Finanzkontrolle
Drei Belege werden Position für Position abgeglichen
1 · Bestellung
2 · Wareneingang
3 · Lieferantenrechnung
Das System vergleicht bestellte, empfangene und berechnete Mengen sowie Stückpreise. Abweichungen müssen geklärt werden; eine Rechnung wird dadurch nicht stillschweigend freigegeben.
Aufgabenbereiche
Einkauf, Lieferantenbereich und Verbrauchsmaterialbestand sind getrennt
- Einkaufsteam
Vergleicht Angebote, erstellt Bestellungen und gibt sie im Kundenbereich frei.
- Lieferant
Beantwortet die Bestellung und kündigt den Versand im eigenen Bereich an.
- Finanzen
Erfasst die Rechnung und bearbeitet das Abgleichergebnis.
Ihren Einkaufsablauf planen
Beschreiben Sie Lieferanten, Freigabestufen, Wareneingänge und Rechnungen. Zunächst wird Ihr Konto qualifiziert; diese Seite nennt keinen festen Softwarepreis.